第一条 为了提高公司行政效率，减少零星支出的审批次数，有效控制资金占用，特制定本制度。
第二条 备用金管理制度适用范围：公司内部工作人员用作零星开支、业务采购的款项。预借差旅费按照南京邮电大学差旅费费管理办法执行，不在备用金管理制度中体现。备用金必须做到专款专用，不得挪用和用于私人挤占，一经发现严肃处理。
第三条 备用金使用人员：公司财务、采购及综合办公室人员。
第四条 备用金限额：限额10000元，前款不清，后款不借。
第五条 各部门对备用金实行专人管理，部门指定备用金管理专员办理借款、报销手续。部门负责人为借款直接责任人。
第六条 备用金借款：借款人为部门，经办人为部门的备用金管理专员。借款部门根据实际需要填制“备用金申请表”，一式两联，借款部门按规定的格式内容填写相关事项，经办人签字后，交部门领导签字，交科技园负责人审批后，到财务部办理借款手续。财务总监复审签字后的“备用金申请表”交给公司财务，经复核无误后才能办理付款手续。
第七条 备用金一律采用网上转账的付款方式。
第八条 备用金的报销：备用金管理人员对其部门使用的备用金，采取用完即时报销办法。报销时，经办人员到财务部索取“报销单”，填写好“报销单”的各项规定内容，按公司费用报销办法进行报销。
第九条 备用金的补齐：备用金管理人员在费用报销后即时按定额返还备用金，不得直接冲销报销款。备用金借款人须在公司业务完毕后及时到财务部结清备用金，原则上不能超过一个季度。本年度12月15日前，所有借支的备用金都必须结清归还，逾期不还的，一次从工资中扣回。
第十条 根据《现金管理条例》规定，结算金额在1000元以下的零星开支可用现金支付。1000元及以上的票据必须采用转账、汇款、网络支付、刷卡支付等方式，报销时须附刷卡单或打印的转账付款记录，刷卡单或转账姘居遗失的应提供银行账户支出记录证明。如特殊原因无法转账必须现金支付的，须由经办人填写《现金付款情况说明》，并经单位负责人签字后方可报销。
第十一条 备用金管理经办人，要认真审核各项报销凭证，对不合法、不合规的票据拒绝报销。对审查不细，经财务审查出不合格的票据，由备用金经办人个人承担。
第十二条 备用金经办人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查备用金支出是否在原核定的范围，发现不在原核定范围内的支出，财务人员拒绝报销。
第十三条 借款单是财务账务处理的依据之一，是业务发生的原始记录，报销费用时借款单不予退还；归还多借备用金时，由财务开具收据给报销者本人，借款单也不予归还
第十四条 员工离职或调离办公室、综合部前，必须经财务部签字确定借款已清。
第十五条 本办法由财务部门解释。
第十六条 本办法从下发之日起执行。
附件：
备用金申请表.docx
